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Fatture, fatture elettroniche, ddt, ordini e movimentazione magazzino

 


Tramite questa finestra si registrano ed emettono documenti come le fatture di vendita, ddt, carichi merce da fornitore, documenti di movimentazione magazzino interna, ecc.

Nota per le fatture emesse: In alternativa è possibile registrare direttamente in contabilità le fatture utilizzando registrazioni iva.

Il programma esegue la contabilizzazione della fattura, ed, in base al codice di pagamento, può creare la registrazione dell'incasso della fattura e/o la scadenza (partita aperta).

Nella stampa dei documenti l’area in alto (vedi esempio fattura) è riservata all’intestazione dell’azienda. Dal pulsante modifica intestazione delle fatture (in basso a sx) si possono inserire o modificare i dati anagrafici di intestazione delle fatture. Dal menu impostazioni > modifica intestazione fatture e ddt si trovano ulteriori dettagli.

 

La schermata per emettere i documenti si presenta in questo modo:

Anno: viene proposto l'anno predefinito.

Tipo documento: si possono gestire infiniti tipi documento.

Sotto la descrizione del tipo documento appaiono le principali impostazioni: la tipologia, se carico o scarico magazzino oppure se non movimenta il magazzino, il registro iva collegato ed il modello di stampa.

Qualora siano necessarie più numerazioni di fattura occorrono tipi documento collegati a diversi registri iva sezionali. Il numero progressivo di protocollo e di fattura è legato al registro iva che è collegato al tipo documento.

Viene proposto il tipo documento predefinito.

Vedere anche dal menu emissione fatture > impostazione tipi documento

 

Nuova registrazione : per effettuare una nuova registrazione

Apri registrazione, N.protocollo e Binocolo ricerca: Per aprire una registrazione già inserita e modificarne i dati o visualizzarla. A fianco del n.protocollo appare una sintetica descrizione della registrazione. 

Il binocolo visualizza l’elenco delle operazioni già inserite e permette di ricercare le registrazioni.

 

Crea fattura elettronica: funzione gratuita che, in nmancanza della la licenza opzionale FattureXml, consente di generare il file della fattura in formato xml.

 

stampa: per ristampare un documento.

stampa obsoleta: per ristampare una fattura con il layout ante fattura elettronica.

 

visualizza fattura elettronica: per visualizzare fattura elettronica e, se presente la licenza opzionale FattureXml inviare trami email la copia di cortesia.

 

Esportazione Dati per FatturaPA: Si tratta di una funzione obsoleta. Dopo aver inserito una fattura, questo pulsante si aggancia al programma esterno FatturaPA (da acquistare separatamente) che permette creare il file xml pronto da inviare alla Pubblica Amministrazione. Tramite FatturaPA è possibile integrare la fattura con altri dati richiesti dalla P.A. Vedi dettagli

 

Stampa documenti da... a... : stampa in blocco o documenti compresi nell'intervallo impostato

 

Fatturazione automatica ddt emessi: fatturazione differita totalmente automatica dei ddt che consente di raggruppare con vari criteri i documenti di trasporto. Vedi dettagli.

 

Impostazioni:

Sono alcune scorciatoie per accedere alle seguenti funzioni (raggiungibili anche dal menu a tendina).

Modifica l’intestazione della fatture: per modificare i dati anagrafici di intestazione delle fatture.

Impostazioni del tipo documento: per impostare alcuni parametri (il registro iva collegato, il numero di decimali nei prezzi unitari, il tipo fattura o fattura accompagnatoria, selezionare il immagine jpeg con il logo aziendale, ecc.)

 

 

 

 

Fatture, ddt, ordini e movimentazione magazzino – inserimento dati

 

I dati della registrazione delle fatture sono disposti su varie videate selezionabili con le linguette che appaiono in basso:

Si compilano prima i dati intestazione

Poi le righe con le merci e servizi venduti e/o la fatturazione differita dei ddt

Se ddt o fattura accompagnatoria si compilano i dati trasporto

La  videata imponibile, iva e contropartite fa vedere come avviene la contabilizzazione

Infine la videata pagamento e scadenze permette di gestire la registrazione contabile del pagamento e partite aperte o scadenze.

 

Salva: salva la registrazione      Elimina: Elimina la registrazione

Premendo salva si apre automaticamente l'anteprima di stampa della fattura.

 

 

 

 

"Fatture, ddt, ordini e movimentazione magazzino" - dati intestazione


Nota di variazione: lasciare NO se normale fattura oppure selezionare se si tratta di diminuzione (nota di credito) o aumento. Vedi dettagli per note di credito. Se DDT è obbligatorio lasciare NO.

Data registrazione: alla prima registrazione viene proposta la data corrente, poi, ad ogni nuova registrazione, quella della precedente operazione.

Cliente: viene richiesto cliente, fornitore o conto in base alle impostazioni del tipo documento e registro iva collegato .

Destinatario: indirizzo al quale è intestata la fattura, viene ripreso dall'anagrafica cliente.

Note

- si può modificare il destinatario direttamente sulla fattura, ma la partita iva e/o il cod.fisc. che vengono stampati sulla fattura sono quelli dell'anagrafica cliente.

- con il modello stampa standard vengono stampate su carta fino a 5 righe sebbene in questa casella lo spazio sia più ampio; se necessario più spazio nel modello di stampa occorre personalizzare il modello di stampa. Nelle stampe su carta la formattazione di questo campo potrebbe essere in po’ diversa con quanto si vede a video.

Data e numero fattura/documento: estremi ddt o della fattura. Per le fatture emesse normalmente il numero di fattura viene proposto in automatico ed è uguale al numero di protocollo.

Nel caso si utilizzino registri iva sezionali con diverse numerazioni, per esempio una numerazione per fatture accompagnatorie e’ possibile nelle impostazioni dei tipi documento selezionare la casella ‘Numerazione fattura con Tipo/numero’ affinchè nel numero di fattura venga automaticamente inserito per esempio A/123.

 

Codice pagamento: dato opzionale. In base alle impostazioni del codice pagamento possono essere create la registrazione contabile immediata del pagamento della fattura in conto o a saldo e/o le partite aperte o scadenze.

A fianco della casella vengono descritte le impostazioni del codice pagamento


Descrizione pagamento: scritta che viene evidenziata sulla fattura.

Nota: con il modello stampa standard vengono stampate su carta fino a 2 righe sebbene in questa casella lo spazio sia più ampio; se necessario più spazio nel modello di stampa occorre personalizzare il modello di stampa. Nelle stampe su carta la formattazione di questo campo potrebbe essere un po’ diversa con quanto si vede a video.

Iban e banca: vengono proposti in base a quello che è inserito in anagrafica clienti o tra le impostazioni dei codici di pagamento.

DDT da fatturare: viene proposto dalle impostazioni del tipo documento. Se la casella non è spuntata il ddt sarà escluso dalla fattura differita. Il campo non  è attivo se fattura.

Agente: serve per evidenziare l'agente sulle fatture e per il calcolo delle provvigioni. L'agente si può inserire in anagrafica cliente.

Dati contabili (sono disattivati se si tratta di tipo documento non collegato a registro iva)

N.Protocollo: viene assegnato automaticamente, normalmente non è necessario forzarlo. Nel n.protocollo è possibile forzare numeri/bis, esempio 1240/A. Se viene forzato il n.protocollo   può essere necessario forzare anche il numero fattura.

Causale: viene proposta quella predefinita nelle impostazioni del registro iva selezionato in base alla selezione effettuata nella casella 'nota di variazione'.

Descrizione aggiuntiva: scritta libera che viene evidenziata in alcune stampe contabili

Iva differita (iva per cassa): selezionare quando sia consentito differire il versamento iva al momento dell'incasso (esempio fatture verso enti pubblici). In anagrafica clienti o fornitori si può predefinire l’impostazione di questa casella.

Quando la fattura viene incassata bisogna inserire la data di pagamento.

Le fatture con iva differita vengono evidenziate nel registro iva nel periodo di emissione e non conteggiate nella liquidazione iva. Nel periodo riferito alla data incasso vengono inserite nel registro iva e conteggiate nella liquidazione. vedi dettagli per fatture iva per cassa o esigibilità differita iva

 

 

Dati per fattura elettronica:

Tipo documento: viene automatocamente impostato ed è possibile forzarlo manualmente

Stato Invio: qualora sia presente la licenza opzionale FattureXml e sia stato attivato il servzio di invio ricezione il programma mostra lo stato della fattura elettronica.

Nome file: si tratta del nome che WicCoge2 ha assegnato al file xml

Invio manuale: quando non sia attivato il servio di invio integrato, è possibile inserire la spunta in quasta casella come promemoria.

ulterioni dettagli sulla fattura elettronica

vedi anche dettagli esterometro

 

 

"Fatture, ddt, ordini e movimentazione magazzino" - Righe merce e servizi

Il pulsante Nuova Riga consente di inserire le merci o servizi.

Le righe inserite vengono elencate nella griglia in alto.

Il pulsante Selezione documenti da fatturare permette di selezionare gli ordini oppure i ddt da fatturare

Prezzi ivati e scorporo nei totali: per evidenziare in fattura nel dettaglio della merce venduta i prezzi iva inclusa ed ottenere lo scorporo nei totali fattura.

 

 

Dati della RIGA

Codice: digitato un codice prodotto appaiono automaticamente i dati inseriti in anagrafica prodotti e servizi (descrizione, um, prezzo e primo sconto). Il codice si può anche lasciare in bianco e digitare direttamente la descrizione. Se si tratta di tipo documento con movimentazione vengono accettati solo prodotti inseriti in anagrafica.

Rif.Cli/For: si tratta del codice con il quale li cliente o fornitore riconosce il prodotto.

Descrizione: descrizione della merce o servizi.

u.m.: unità di misura

quantità: quantità della merce o servizi. Sono accettati da 0 fino a 4 decimali in base alle impostazioni del tipo documento

prezzo: Sono accettati da 2 fino a 4 decimali in base alle impostazioni del tipo documento

sconti: sono disponibili fino a due sconti, per esempio 50+3 Nota: in stampa, con il modello standard, vengono evidenziati fino a 6 caratteri nella colonna sconti; se si utilizzano più sconti o sconti con decimali è necessaria la personalizzazione del modello altrimenti gli sconti potrebbero non essere correttamente evidenziati sul documento stampato.

Il prezzo e gli sconti vengono proposti quelli impostati in anagrafica prodotti o sui listino collegati al cliente o fornitore

codice iva: la priorità con cui viene proposto il codice iva è la seguente: anagrafica cliente, archivio prodotti, impostazioni dei registri iva, codice iva predefinito. Per esempio se il codice iva è impostato in archivio prodotti = 21, e, sul cliente è impostato il codice iva XX, prevale il codice XX e quindi viene proposto XX.

contropartita: si tratta normalmente di un conto di ricavi o di costo. Viene proposta automaticamente la contropartita inserita in anagrafica prodotti; se non inserita viene proposta quella dall'anagrafica cliente o fornitore, se non impostata in anagrafica, viene proposta quella delle impostazioni del registro iva.

%provvigione: se è stato compilato il codice agente, si può inserire la percentuale provvigione per ottenere il calcolo del fatturato per agente. La percentuale si può inserire in anagrafica agenti o sul listino di vendita.

ritenuta: con la spunta in questa casella viene calcolata la ritenuta d'acconto sull'importo della riga. Il codice ritenuta viene proposto automaticamente se inserito nell'anagrafica del conto impostato nella casella contropartita. L'importo viene calcolato automaticamente in base alla percentuale impostata sul codice ritenuta oppure si può digitare. Si possono emettere fatture con massimo due diversi tipi di ritenuta. Vedi dettagli su fatture con ritenuta d'acconto.

riga di sola iva: consente di fatturare un importo di sola iva. Nella casella prezzo si deve inserire l’importo dell’iva.

escludo da fatturazione: su ordini e ddt è possibile inserire righe che verrano escluse dalla fatturazione o dallo scarico ordini.

Nota: è possibile inserire righe descrittive senza indicare quantità e prezzo.

Movimentazione magazzino a lotti:

Selezione Lotto da scaricare: qualora in anagrafica prodotti sia selezionata la casella 'da movimentare a lotti' il programma impone di selezionare un lotto da scaricare. Vedi dettagli

 

Conferma riga: inserisce la riga nella griglia di riepilogo.

Elimina riga: elimina la riga dalla griglia di riepilogo.

 

Per modificare una riga già inserita fare doppio click nella griglia.

 

 

 

Selezione documenti da fatturare o bollettare apre la finestra che consente di scaricare ddt oppure ordini: vedi dettagli.

 

 

 


Emissione fatture - dati vari e trasporto


Causale trasporto, trasporto a mezzo, vettore, varie3, ecc.: alcuni di questi campi possono essere codificati per evitare di digitarli ad ogni fattura (dal menu ‘emissione fatture’ > ‘tabelle per fatture accompagnatorie’).

Varie1, Varie2, Varie3, Varie4 e Varie2: scritte libere che si possono predisporre in anagrafica clienti/fornitori o nelle impostazioni del tipo documento

Alla c.a. sig. e Riferimenti cliente: si possono predisporre in anagrafica clienti/fornitori

Dati per fatture PA Ordine, data, Codici CIG e CUP: dati riservati all'esportazione fatture destinate alla Pubblica Amministrazione.

 

 

 

 

"Fatture, ddt, ordini e movimentazione magazzino" -videata con riepilogo registrazione iva e scrittura contabile in partita doppia

Questa schermata viene automaticamente compilata in base alle righe con i prodotti e servizi venduti. Viene visualizzata la registrazione iva e la scrittura contabile in partita doppia:

Nella griglia registrazione contabile viene mostrata la scrittura in partita doppia: cliente a diversi oppure diversi a fornitore. Nei diversi troviamo il conto di costo o ricavo ed il conto iva. Il conto iva è automatico e proviene dalle impostazioni del registro iva.

Se la fattura è soggetta a ritenuta d’acconto troviamo anche la scrittura in partita doppia fornitore a ritenute o ritenute subite a cliente.

Nell'immagine di esempio visualizzata sopra troviamo:

in avere: il conto di ricavo (o i conti di ricavo) inseriti nella videata 'righe' e il conto iva su vendite inserito nelle impostazioni del registro iva collegato al tipo documento.

in dare: il cliente inserito nella videata 'dati intestazione'

Se si tratta di documenti di trasporto la registrazione contabile non viene mostrata.

 

 

 

 

Emissione fatture - registrazione pagamento e creazione partite aperte / scadenze

Se, nella videata dati intestazione è inserito un codice di pagamento opportunamente impostato per creare le scadenze e/o la registrazione del pagamento, nella videata pagamento e scadenze, si può premere Compila automaticamente registrazione pagamento e scadenze in base a... :

in base alle impostazioni del codice pagamento il programma crea la registrazione contabile immediata del pagamento della fattura in conto o a saldo e/o una o più rate di scadenza (partite aperte).

Se ddt questa schermata non viene mostrata.

Nota: Per non gestire la registrazione del pagamento e le scadenze lasciare il codice di pagamento in bianco oppure utilizzare codici pagamento senza spunta su 'creo registrazione pagamento' e senza rate.

 

La registrazione del pagamento e/o l'inserimento delle scadenze descritto di seguito può anche essere forzata manualmente.

Registrazione pagamento per esempio cassa a cliente o fornitore a banca

I dati vengono automaticamente compilati premendo Compila automaticamente registrazione pagamento e scadenze in base a... oppure si possono digitare.

Data registrazione: viene proposta quella della fattura

Importo: importo parziale o totale

Contropartita e causale: vengono proposte quelle impostate sul codice di pagamento

Descrizione: estremi della fattura

 

Scadenze / Partite aperte

Il pulsante Compila automaticamente dati, in base alle impostazioni del codice pagamento crea le scadenze con i seguenti dati:

Tipo (rimessa diretta, riba, bonifico, ecc.)

Data scadenza

Importo

Descrizione (estremi della fattura).

Il pulsante Inserimento manuale scadenza consente di inserire manualmente le scadenze.

Con doppio click sulla griglia che elenca le scadenze si possono effettuare correzioni.

Per registrare i pagamenti scaricando la partite relative alle fatture si utilizza la schermata del menu ‘registrazioni contabili’ > ‘Registrazione pagamenti tramite selezione scadenze’.

Selezione anticipi da attribuire alla fattura

Nella griglia ‘selezione anticipi’ appare l'elenco di eventuali anticipi registrati: con doppio click si selezionano gli anticipi par attribuirli alla fattura che si sta registrando.

Il pulsante Compila automaticamente registrazione pagamento e scadenze in base a... deve essere premuto dopo aver selezionato gli anticipi al fine di creare il pagamento e/o le scadenze deducendo gli anticipi.

Come si registrano acconti o anticipi ricevuti pagati prima della fattura.

Aprire registrazioni già inserite per visualizzare o modificare

Inserire il N.Protocollo o cercarlo con il binocolo e premere Apri registrazione.

A fianco del n. protocollo appare una sintetica descrizione della registrazione con la causale, gli estremi documento, la descrizione in partita doppia (es. diversi a fornitore).

Il binocolo visualizza l'elenco delle operazioni già inserite e permette di ricercare le registrazioni.

E' anche possibile ricercare per numero registrazione.

Nella videata dati intestazione , se esistono registrazioni correlate (pagamento, reverse charge, scadenze) appare il rettangolo evidenziato in giallo con eventuali segnalazioni, se ddt fatturato appare il relativo numero di fattura:

 

 

Nella videata pagamento e scadenze

appaiono i pagamenti già registrati a saldo o in conto e le eventuali partite aperte.

 

Segnalazioni che possono apparire quando si apre una registrazione iva

- già stampata sul libro giornale o sui registri iva: è possibile modificare la registrazione ma sarè necessario ristampare i registri.

- registrazione creata da un'altra schermata o registrazione automatica

Note importanti su correzioni o eliminazione registrazioni iva

Nel caso sia stata aperta una fattura precedentemente inserita e si modifichino dati nelle videate dati intestazione o righe potrebbe essere necessario anche correggere i dati delle scadenze e/o della registrazione pagamento.

Il programma impedisce di modificare scadenze già pagate e, se necessario, impedisce l'eliminazione della fattura.

Qualora si desideri eliminare la fattura bisogna prima eliminare le relative registrazioni di pagamento dal menu ‘registrazioni contabili’ > ‘Registrazione pagamenti tramite selezione scadenze.

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